個人データの取り扱いについて
当財団は、自ら収集した個人データ、受賞者･助成者･招聘者からお預かりした個人データに関して、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号。以下、「個人情報保護法」という。）に準拠して、適切に取り扱って参ります。
個人データ保護に当たっての基本原則
当財団は、個人データを取り扱う上で、以下の基本原則を明確にし、これを遵守します。
1. 関連法規等の遵守
個人情報保護法及びその関連法令、契約、財団内ルール等を遵守します。
2. 本人からの個人データの適正な取得及び利用
当財団は、本人から取得した個人データを、以下の利用目的の範囲内において、本人から取扱いの同意を得た場合または個人情報保護法に定める場合に限り、取り扱います。
博報賞
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 団体候補者の基本情報（A群：代表者名・連絡担当者名、代表者・連絡担当者役職、B群：代表者・連絡担当者電話番号、代表者・連絡担当者メールアドレス） |
A群、B群→
|
応募時： 代表者・連絡担当者、もしくは推薦者より、書面もしくはウェブサイト上で取得 |
| 個人候補者の基本情報（A群：氏名、所属先、役職、B群：年齢、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、経歴） |
A群、B群→
|
応募時： 本人、もしくは推薦者より、書面もしくはウェブサイト上で取得 |
| 応募添付資料（画像、映像） |
応募者→
|
応募時、内定後の手続時： 本人、もしくは推薦者より、書面もしくはウェブサイト上で取得 |
| 推薦者、推薦者の連絡担当者の基本情報（氏名、役職、所属先、住所、電話番号、メールアドレス） |
|
応募時： 本人、もしくは応募者より、書面もしくはウェブサイト上で取得 |
| 受賞者、推薦者の口座情報 |
受賞者→
|
受賞者→ 内定後の手続き時： 本人もしくは連絡担当者より、ウェブサイト上で取得 推薦者→ 式典への出欠回答手続き時： 本人もしくは連絡担当者より、ウェブサイト上で取得 |
| 式典への出席者に関する基本情報（氏名、役職、所属先、電話番号、メールアドレス） |
|
式典開催前： 出席者本人よりウェブサイト上で取得 |
| 式典・取材の画像・映像 |
|
贈呈式開催時： 撮影で取得 取材時： 撮影により取得 |
児童教育実践についての研究助成
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 応募者の基本情報（A群：氏名、所属機関、役職、B群：旧姓、生年月日、年齢、性別、国籍、学歴、住所、電話番号、携帯電話番号、FAX、メールアドレス） |
A群、B群→
|
応募時： 本人よりウェブサイト上で取得 |
| 研究の実施に必要な情報（口座情報） |
|
助成決定時： 本人もしくは所属機関より書面にて取得 研究成果発表会開催前： 本人よりウェブサイト上で取得 |
| 推薦者の基本情報（氏名、所属機関、役職） |
|
応募時： 応募者よりウェブサイト上で取得 |
| 共同研究者の基本情報（氏名、性別、生年月日、国籍、所属機関、役職、住所、メールアドレス） |
|
応募時： 応募者よりウェブサイト上で取得 助成決定時： 応募者もしくは本人より書面で取得 |
| 所属長・指導教官の情報（所属機関、部署、役職、所属長・指導教官氏名） |
|
助成決定時： 応募者より書面で取得 |
| 助成金管理に関する情報（経理担当部署責任者：所属機関、役職、氏名、経理事務担当者：氏名、電話番号、メールアドレス） |
|
助成決定時： 応募者もしくは所属機関より書面で取得 |
| 取材に関する情報（画像） |
|
取材時： 撮影で取得 |
| 研究成果発表会に関する情報（画像） |
|
研究成果発表会開催時： 撮影で取得 |
教職育成奨学金
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 基本情報（氏名、在籍大学の学部・学科・課程・専攻・年次・入学時期・卒業見込み時期、住所、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス、携帯電話番号、学歴・成績・進学予定、学内外活動、顔写真、保証人情報：氏名、続柄、電話番号、携帯電話番号、現住所） |
|
応募時： 本人もしくは担当教員より書面で取得 |
| 口座情報 |
奨学生に採用後、
|
応募時： 本人より書面で取得 |
| 奨学金修了後の基本情報・連絡先（住所、性別、期生、奨学生番号、出身大学・大学院名、勤務先名、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス） |
|
奨学生修了時： 本人より書面もしくはデータで取得 |
| 渡航先情報（住所、留学期間） |
|
留学申請時： 本人より書面で取得 |
| 安全管理・健康管理に必要な情報※（健康情報、アレルギー情報） |
|
プログラム参加確定時： 本人より書面もしくは口頭で取得 |
| 画像、映像情報（プログラム参加時の画像、動画、提出画像） |
|
研修・イベント時： 撮影で取得 |
| 連絡プラットフォーム用SNS のアカウント情報 |
|
奨学生採用時： 本人よりSNS上で取得 |
※要配慮個人情報に該当する場合があります。
日本研究フェローシップ
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 基本情報（Ａ群：住所、氏名、性別、生年月日、国籍、電話番号、メールアドレス、 Ｂ群：学歴、職歴、所属機関、役職、勤務先住所、語学能力、日本滞在歴、顔写真） |
|
Ａ群→ プログラム応募フォーム登録時： 本人より書面もしくはウェブサイト上で取得 Ｂ群→ プログラム応募時： 本人よりウェブサイト上で取得 |
| 渡航・在留に必要な情報（パスポート情報、在留資格申請情報など） |
|
プログラム参加確定時： 本人よりウェブサイト上で取得 |
| 日本での滞在に必要な情報（住所、家賃、口座情報） |
|
来日前・来日後： 本人よりウェブサイト上で取得 |
| 映像情報（写真、動画） |
|
プログラム実施時： 撮影で取得 |
| 推薦者に関する情報（住所、氏名、性別、生年月日、国籍、電話番号、メールアドレス、所属機関、役職、勤務先住所） |
|
応募者のプログラム応募時： 応募者よりウェブサイト上で取得 |
日本語交流プログラム
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 基本情報（住所、氏名、性別、生年月日、国籍、電話番号、メールアドレス、学歴、職歴、顔写真） |
|
プログラム応募時： 本人または所属団体の代表者より書面で取得 |
| 国際交流実績及び日本語能力に関わる情報 （国際交流実績、日本語能力試験取得の有無、日本滞在歴、日本語学習歴、作文、日本語運用力自己診断シート） |
|
プログラム応募時： 本人または所属団体の代表者より書面で取得 |
| 渡航・在留に必要な情報（パスポート情報） |
|
プログラム参加確定時： 本人または所属団体の代表者より書面で取得 |
| 安全管理・健康管理に必要な情報※（健康情報、アレルギー情報、宗教情報） |
|
プログラム参加確定時： 本人または所属団体の代表者より書面もしくは口頭で取得 |
| 画像、映像情報（Ａ群：プログラム参加時の画像、動画、Ｂ群：プログラム事前交流時の画像、動画） |
Ａ群、Ｂ群→
|
Ａ群→プログラム実施時： 撮影で取得、Zoom等のビデオチャットサービスの録画で取得 Ｂ群→プログラム事前交流時： 本人または所属団体の代表者より撮影で取得、Zoom等のビデオチャットサービスの録画で取得 |
※要配慮個人情報に該当する場合があります。
調査研究事業
(1) 写話調査
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 調査協力者の基本情報（子どもの氏名、年齢、性別、同居家族、保護者の住所、電話番号、メールアドレス、職業） |
|
応募時： 保護者よりウェブサイト上で取得 |
| 対象者が撮影した写真 |
|
調査時： 本人よりウェブサイト上もしくは現像した写真で取得 |
| インタビュー記録（動画） |
|
調査時: 撮影で取得 |
(2) 年次定点郵送調査
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 調査協力者の基本情報（保護者の氏名、年齢、性別、住所、子どもの氏名、年齢、性別） |
|
応募時： 保護者より書面にて取得 |
(3) 教育課程に関する研究交流会議
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| シンポジウム参加者の基本情報（氏名、所属、役職、メールアドレス） |
|
シンポジウム参加受付時： 本人または所属学校・機関代表者より書面もしくはデータで取得 |
| シンポジウム講師の基本情報（氏名、所属、役職、顔写真、住所、電話番号、メールアドレス、口座情報） |
|
シンポジウム講師依頼時： 本人または所属学校・機関受付窓口より書面もしくはデータで取得 |
社会啓発事業
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 基本情報（住所、氏名、性別、生年月日、保護者氏名、保護者住所、保護者電話番号、保護者メールアドレス、保護者の本人との続柄、保護者サイン、本人在籍校、本人学年） |
入賞者のみ入賞後に使用
|
コンクール応募時： 保護者から書面にて取得 |
日本語教育プログラム
【日本研修招聘】
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 基本情報（住所、氏名、性別、生年月日、国籍、電話番号、FAX、メールアドレス、日本語能力レベル（ＪＬＰＴ情報）、日本語運用力自己診断、学歴、日本への滞在履歴、日本語の学習・研修履歴、職歴、顔写真） |
|
プログラム応募時： 本人または所属学校代表者より書面もしくはデータで取得 |
| 研修履歴等を記したポートフォリオ |
|
プログラム応募時： 本人より書面もしくはデータで取得 |
| 映像情報 （A群：応募者の授業を撮影した動画、B群：バンコクでの合同授賞式時の画像・動画、C群：プログラム実施時の画像・動画） |
A群→
|
A群→ プログラム応募時： （書類選考通過者のみ） 本人が撮影したものをデータで取得 B群→ 授賞式実施時： 撮影で取得 C群→ プログラム実施時： 撮影で取得 |
| 渡航・在留に必要な情報（パスポート情報） |
|
プログラム参加確定時： 本人より書面もしくはデータで取得 |
| 安全管理・健康管理に必要な情報※（健康情報、アレルギー情報、宗教情報） |
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プログラム参加確定時： 本人より書面、データもしくはヒアリングで取得 |
※要配慮個人情報に該当する場合があります。
【日本語教育及び教員養成にあたる大学・大学院への寄附】
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 調査回答の受け渡しを行う大学窓口担当者の基本情報（氏名、電話番号、メールアドレス） |
|
調査票回収時： 本人より書面もしくはデータで取得 |
| 日本語教育関係者の基本情報（氏名、住所、性別、生年月日、国籍、電話番号、FAX、メールアドレス） |
|
プログラム助成確定時： 本人、もしくは代理人（大学窓口関係者）より書面もしくはデータで取得 |
| 映像情報（バンコクでの合同授賞式時の画像・動画、活動事例の画像・動画） |
|
授賞式実施時： 撮影で取得 広報取材依頼時： 助成対象者（個人・団体）が撮影・編集したものを助成対象者（個人・団体）より取得 |
| 寄附金の受領手続に関わる大学窓口担当者の基本情報（氏名、電話番号、メールアドレス） |
|
助成実施時： 寄附金の受領手続に関わる大学窓口担当者より書面もしくはデータで取得 |
【日本語教育と日本文化エンターテイメント貢献・功労者表彰】
| 取得する情報の種類 | 利用目的 | 取得方法 |
|---|---|---|
| 推薦人の基本情報（氏名、役職、所属先、所属先住所、電話番号、FAX、メールアドレス） |
|
推薦確認書回収時： 本人、もしくは連絡窓口担当者より書面もしくはデータで取得 |
| 連絡窓口担当者の基本情報（氏名、役職、メールアドレス） |
|
推薦確認書回収時： 本人より書面もしくはデータで取得 |
| 調査回答者の基本情報（氏名、年齢、所属学校、学年/役職、メールアドレス） |
|
調査回答入力時： 本人もしくは、本人が生徒の場合、教師より、ウェブサイト上で取得 |
| 顕彰対象者（個人）もしくは顕彰対象者（団体）の代表者の基本情報（氏名、住所、性別、生年月日、国籍、パスポート情報、電話番号、FAX、メールアドレス、口座情報） |
|
授賞式前： 本人（個人）もしくは本人（団体）の代表者より書面もしくはデータで取得 |
| 映像情報（バンコクでの合同授賞式時の画像・動画、活動事例の画像・動画） |
|
授賞式実施時： 撮影で取得 広報取材依頼時： 顕彰対象者（個人・団体）が撮影・編集したものを顕彰対象者（個人・団体）より取得 |
また、利用目的に変更がある場合において、かかる利用目的の変更に同意の取得が必要なときには、それを本人にお知らせし、同意を頂けない場合は、同意を頂いている範囲内での利用に留めます。
3. 個人データの提供
当財団は、上記「2. 本人からの個人データの適正な取得及び利用」に記載された利用目的を達成するために、以下に示す業務内容の範囲で委託先会社に個人データを提供することがあります。ただし、個人データの処理を外部に委託する場合には、情報の安全管理が確保されると確認された委託先を選定し、適切な監督を実施します。なお、当財団は、個人情報保護法に定める場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に渡すことはありません。
【博報賞】
- 事務局関連業務：事務局運営会社、審査委員
- 画像アップロード、編集業務：事務局運営会社、専属カメラマン
- 動画の編集、アップロード業務：動画編集会社
- 当財団ホームページアップロード業務：ホームページ制作会社
【児童教育実践についての研究助成】
- 事務局関連業務：事務局運営会社、審査委員
- 当財団ホームページアップロード業務：ホームページ制作会社
- データ保管管理業務：システム管理会社
【教職育成奨学金】
- 教職育成奨学金事務局運営：印刷会社、データ管理会社
- 動画の編集、アップロード業務：動画編集会社
- 教職育成奨学金の当財団ホームページアップロード業務：ホームページ制作会社
- データ保管管理業務：データ管理会社
- 保険対応業務：保険会社
- 修了生育成支援施策事務局：イベント制作会社
- 修了生近況記事取材：ホームページ制作会社
【日本研究フェローシップ】
- 事務局関連業務：受入研究機関、事務局運営会社、審査委員
- 動画の編集、アップロード業務：動画編集会社
- 当財団ホームページアップロード業務：ホームページ制作会社
- 渡航手配業務：旅行会社
- データ保管管理業務：システムベンダ―
- 保険対応業務：保険会社
- 渡航手続業務：弁護士・出入国在住管理庁・厚労省・税務署
【日本語交流プログラム】
- 事務局関連業務：独立行政法人、各国日本語教師会（契約締結済に限る）、プログラム帯同医師、イベント管理・運営会社、審査委員、プログラム参加教師・生徒、ホームステイ実施のホストファミリー
- 動画の編集、アップロード業務：動画編集会社
- 参加者情報（教師名、学校名）の当財団ホームページアップロード業務：ホームページ制作会社
- 渡航手配業務：旅行会社
- データ保管管理業務：システムベンダ―
- 保険対応業務：保険会社
【調査研究事業】
(1) 写話調査
- 調査実施委託：調査会社
- レポート制作：編集・デザイン会社
(2) 年次定点郵送調査
- 調査実施委託：調査会社
(3) 教育課程に関する研究交流会議
- 事務局関連業務：事務局運営会社
- データ保管管理業務： 事務局運営会社
【社会啓発事業】
- 事務局関連業務：事務局運営会社、選考委員
- 当財団ホームページアップロード業務：ホームページ制作会社
- データ保管管理業務： 事務局運営会社
【日本語教育プログラム】
① 日本研修招聘
- 事務局関連業務：国際交流基金（本部、バンコク日本文化センター、日本語国際センター）、タイ国日本語日本文化教師協会（JTAT）、事務局運営会社、選考委員
- 動画の編集、アップロード業務：事務局運営会社、動画編集会社、イベント管理・運営会社
- 参加者情報の当財団ホームページアップロード業務：事務局運営会社、ウェブサイト制作会社
- 渡航手配業務：事務局運営会社、旅行会社、弁護士
- データ保管管理業務：システムベンダー
- 保険対応業務：保険会社
② 日本語教育及び教員養成にあたる大学・大学院への寄附
- 事務局関連業務：国際交流基金（本部、バンコク日本文化センター、日本語国際センター）、タイ国日本語日本文化教師協会（JTAT）、事務局運営会社、選考委員
- 動画の編集、アップロード業務：事務局運営会社、動画編集会社、イベント管理・運営会社
- 参加者情報の当財団ホームページアップロード業務：事務局運営会社、ウェブサイト制作会社
- 渡航手配業務：事務局運営会社、旅行会社
- データ保管管理業務：システムベンダ―
- 保険対応業務：保険会社
③ 日本語教育と日本文化エンターテイメント貢献・功労者表彰
- 事務局関連業務：国際交流基金（本部、バンコク日本文化センター、日本語国際センター）、タイ国日本語日本文化教師協会（JTAT）、事務局運営会社、選考委員
- 動画の編集、アップロード業務：事務局運営会社、動画編集会社、イベント管理・運営会社
- 参加者情報の当財団ホームページアップロード業務：事務局運営会社、ウェブサイト制作会社
- 渡航手配業務：事務局運営会社、旅行会社
- データ保管管理業務：システムベンダー
- 保険対応業務：保険会社
4. 第三国への移転
当財団は、本人の個人データを日本国外へ移転する場合には、個人情報保護法にもとづき同意の取得等必要となる措置を実施し、本人の個人データを保護します。なお、当財団は、上記「3．個人データの提供」に記載する業務の遂行のため、米国にある委託先会社であるVimeo, Inc.に個人データを提供することがあります。米国における個人情報の保護に関する制度については、以下の個人情報保護委員会の「外国における個人情報保護に関する制度等の調査」に記載されておりますので、ご確認ください。
米国（連邦） https://www.ppc.go.jp/files/pdf/USA_report.pdf
米国（ニューヨーク州） https://www.ppc.go.jp/files/pdf/newyork_report.pdf
また、当該委託先会社にて取得された情報は、以下のサイトにありますプライバシーポリシーに基づいて取り扱われます。 https://vimeo.com/privacy
5. 18歳未満の個人データについて
当財団は、18歳未満の未成年者に関する情報を、保護者の同意を得ることなく、取得・処理することはありません。 万が一、保護者からの同意を得ず、18歳未満の未成年者が当財団に個人データを提供したことが分かった場合には、速やかに当財団にご連絡ください。
6. 要配慮個人情報について
当財団は、各事業の利用目的の範囲内において、個人情報保護法に定める場合または事前に本人から同意を得た場合に限り、本人の要配慮個人情報（宗教、健康情報、アレルギーなど。上記「2. 本人からの個人データの適正な取得及び利用」及び上記「3. 個人データの提供」に記載されているものを含みます。）を取得することがあります。
7. 匿名加工情報について
当財団は、以下の情報について、特定の個人を識別すること及び作成に用いる個人データを復元することができないよう適切な保護措置を講じたうえで匿名加工情報として作成しますので、公表いたします。
当財団の作成する匿名加工情報に含まれる「個人に関する情報の項目」
学齢、年齢、性別、世帯年収
8. 保存期間
当財団は、上記「2. 本人からの個人データの適正な取得及び利用」に記載の利用目的を果たすために必要な期間または個人情報保護法その他の法令によって要求される期間（第三者提供時の記録の保存期間を含みます。）のみ、個人データを保存し、かかる期間の経過後、適切に消去・廃棄します。
9. 情報取扱管理体制の確立
個人データの保護を行うために、社内管理及び責任体制を明確にし、個人データに関する管理責任者を選定します。
当財団は、個人データを保護するために、以下の情報取扱管理体制を実施し、不正アクセスにより個人データの盗難、紛失、改ざん及び破壊を防止します。
- （基本方針の策定）
- 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
- （個人データの取扱いに係る規律の整備）
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
- （組織的安全管理措置）
- 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施 - （人的安全管理措置）
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載 - （物理的安全管理措置）
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施 - （技術的安全管理措置）
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入 - （外的環境の把握）
- 個人データを保管している米国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施
10. 問題発生時の即時対応体制の確立
万一問題が発生したときは、遅滞なくかつ正確に状況を把握し、適切な判断と対応を行う組織体制を構築します。
11. 本人が持つ権利について
本人は、当財団が保持する本人の個人データについて、以下の権利を有しています。本人は、下記「13．個人データの管理体制」の連絡先を使ってこれらの権利を行使することができます。
- ① 個人データへのアクセスを求める権利
- ② 個人データについて不当な遅延なく訂正または消去・削除させる権利
- ③ 個人データについて、取り扱いを制限（利用の停止若しくは消去または第三者への提供の停止を含む。）させる権利
- ④ 本人が行った個人データの取扱いに関する同意をいつでも撤回する権利（ただし、この同意の撤回は、撤回前の個人データの処理や移転の適法性に影響を与えるものではありません。）
- ⑤ 当財団の個人データの取扱いに不満がある場合には、当財団問い合わせ窓口に苦情申し立てを行う権利
- ⑥ 個人データの第三者提供記録の開示を求める権利
12. 継続的改善
当財団は、管理状況のモニタリングを通じて、また外部の環境変化に応じて、継続的に各種改善（本基本原則の改訂を含みますが、これに限られません。）を図ります。
13. 個人データの管理体制
〒100-0011 東京都千代田区内幸町2-2-3 日比谷国際ビル 14階
公益財団法人 博報堂教育財団
理事長 戸田 裕一
お問合せフォーム：https://www.hakuhodofoundation.or.jp/en/contact/form/eeapd/
